La signature électronique est un mécanisme utilisé pour garantir l'intégrité d'un document numérique. Il s'avère être un moyen efficace pour certifier les offres et payer les factures. Mais avant de l'utiliser, il est indispensable de se demander quels documents je peux signer électroniquement dans l'Union européenne. Cette question est essentielle pour éviter d'éventuelles erreurs.
Bon à savoir sur la signature électronique
La signature électronique se présente généralement sous la forme de données électroniques. Logiquement, il est lié à diverses données électroniques utilisées comme technique d'authentification. Pour réaliser cet acte, une union entre le signataire, l'outil de signature et le document à signer sera nécessaire. La signature électronique intègre actuellement les pratiques liées aux données électroniques dans l'UE. Cependant, il est important de déterminer clairement quels documents je peux signer électroniquement dans l'Union européenne avant d'entamer la procédure. La signature numérique est réalisée avec un outil de signature constitué d'un certificat électronique. Concernant ce dernier, il doit constituer des informations correspondant au signataire et un moteur de signature. Par ailleurs, il convient de noter que la signature électronique peut rendre les processus numériques aussi sûrs que possible. De cette façon, le document signé aura une intégrité certifiée.
Comment signer un document électroniquement?
Il est possible d'apposer une signature électronique sur un PDF à partir d'un appareil ou d'un logiciel spécifique. En réalité, l'outil génère une empreinte digitale avec différents caractères spécifiques au document. L'empreinte digitale sera ensuite cryptée à l'aide d'une clé privée liée au certificat numérique. Le destinataire recevra alors le document avec la clé publique, ce qui facilitera le décryptage de l'empreinte digitale et l'identification du signataire.
Les points des documents à signer électroniquement
En général, la signature électronique est applicable aux documents au format PDF. Il peut donc s'agir de devis, de factures, de contrats, de lettres d'engagement, de conventions, de documents bancaires, de baux, de bons de commande, de NDA ou encore de mandats SEPA. Les documents de ressources humaines tels que les calendriers de probation et de renouvellement sont également inclus. Quel que soit l'outil utilisé pour effectuer la signature électronique, logiciel ou autre, il doit comporter un certificat électronique. C'est-à-dire que ce dernier doit inclure une déclaration indiquant la dérivabilité du certificat en tant que certificat qualifié. Il doit également comporter le nom du signataire, l'identification du prestataire de services pour la certification, les données jointes à la vérification de la signature, les contrats de travail, etc.