Le sceau de l'entreprise est indispensable pour que la Direction Générale puisse négocier au nom de l'entreprise et sécuriser les documents dans les contextes d'utilisation tels que factures, états financiers, devis, notes de frais, propriété intellectuelle, etc.
Les entreprises et les organismes publics peuvent utiliser un sceau électronique pour sceller des documents en leur nom, garantissant ainsi leur intégrité et leur origine. Découvrez ce qu'il faut savoir sur la dématérialisation des sceaux d'entreprise pour faciliter la vie des équipes RH.
Le cachet d'entreprise dématérialisé peut simplifier la gestion des ressources humaines
La dématérialisation du sceau social facilite généralement la vie des équipes RH. Concrètement, il sert à sceller les documents de bonne conduite, le document le plus répandu dans les entreprises, ou à sceller la paie des employés. Grâce à lui, il est également possible de gérer efficacement les notes de frais et de permettre aux employés de l'entreprise de se séparer des justificatifs papier.
Il existe plusieurs éditeurs qui proposent principalement la dématérialisation du traitement des notes de frais en tant que service. Ainsi, vos clients peuvent séparer les justificatifs papier en tamponnant les notes de frais dématérialisées par vos clients. De leur côté, il existe des plateformes qui permettent aux salariés de déposer leurs demandes de dépenses professionnelles. Lorsqu'un reçu est également déposé sur une plateforme après le paiement par carte, les éditeurs certifient, dans ce cas, la réception de la pièce jointe en la tamponnant.
Dématérialiser le sceau de l'entreprise pour protéger les documents financiers
DAF ou Directeurs Administratifs et Financiers, Contrôleurs de Gestion, Comptables, une entreprise qui décide de dématérialiser les factures digitalise, de manière générale, tout un processus métier comme la suppression des frais d'impression et d'expédition, l'accélération des processus de paiement et l'optimisation du stockage. Il est spécifiquement soutenu par des services de tampon électronique dans un processus de numérisation des factures émises et également dans le tampon des documents financiers tels que les rapports financiers ou d'audit, la publication des comptes, etc.
Il existe des plateformes réservées aux membres de l'Ordre des experts-comptables et experts-comptables qui utilisent le service pour permettre aux experts-comptables de bénéficier de la taxe professionnelle dématérialisée. Par conséquent, ils peuvent certifier l'origine et l'intégrité des documents des clients, tels que les déclarations de revenus, les brochures financières, etc.
Optimisez la gestion des fournisseurs et des achats avec un cachet d'entreprise dématérialisé
La dématérialisation dudit sceau d'entreprise permet, dans le cadre de la dématérialisation des processus achats, d'optimiser la gestion de l'écosystème fournisseurs et notamment la gestion des contrats avec les fournisseurs, la saisie des factures, ou encore l'approbation des audits qui sont effectués pour Fournisseurs..
Il existe des éditeurs de logiciels qui proposent à leurs clients le dispositif numérique sécurisé permettant de garantir l'authenticité des transactions et des documents partagés dans un cadre de gestion des achats et des fournisseurs tels que les accords de confidentialité, la conformité des fournisseurs, les audits de rapports, les appels d'offres fournisseurs et les contrats associés.
Pour garantir l'origine des documents échangés avec les fournisseurs, les éditeurs utilisent la solution de cachet électronique pour garantir leur intégrité et préserver la propriété intellectuelle des acteurs. Dans le cas de la numérisation des factures papier entrantes, les éditeurs peuvent utiliser le service pour sceller leurs documents et garantir leur intégrité à partir d'une certaine date.
Dans une chaîne de dématérialisation, mais du côté des factures éditées au format électronique, le scellé permet également de garantir que la facture est bien le document original, ainsi que son intégrité. Différents fournisseurs de logiciels de gestion de documents utilisent le service pour offrir aux clients la possibilité de répondre à différents cas d'utilisation. Certains grands comptes tamponnent toutes les factures sortantes avec la solution.
Rendre les processus de négociation de l'équipe juridique plus fiables et protéger la propriété intellectuelle et l'innovation
Le service de cachet électronique permet généralement aux services juridiques de numériser correctement le cachet de l'entreprise et de certifier que tous les contrats et contenus proviennent de votre entreprise, puis d'être signés par la personne désignée comme candidat, employé, client ou fournisseur. Par conséquent, les éditeurs scellent leurs contrats de copie électronique avant de signer pour garantir l'origine de l'émetteur et l'intégrité du document.
Le scellement électronique du document permet, dans ce cadre d'utilisation, de préserver la propriété intellectuelle, notamment dans le cadre de projets de co-création, tout en protégeant les acteurs. Lorsque le sceau de l'entreprise est dématérialisé, les clients peuvent protéger leurs actifs intellectuels et financiers, ainsi que leurs processus de fabrication respectifs.
Le sceau garantit l'intégrité et l'origine des documents sensibles tels que les brevets, les demandes de brevets, les documents de conformité ou techniques dans le cadre des cycles de production industrielle. C'est aussi une preuve qui vérifie que tous les documents proviennent d'une entreprise à une certaine date.