Depuis quelques années, la signature électronique est devenue un procédé très en vogue pour finaliser un contrat, conclure une affaire, etc. Bref, elle permet de signer tout type de document depuis un support numérique tel qu'une tablette, un smartphone haut de gamme, un notebook, un PC, etc. Cependant, beaucoup de personnes ont encore des doutes sur la pertinence et surtout sur son fonctionnement. Ce qui nous amène ensuite à savoir signer électroniquement un document, à lever les doutes et à démocratiser l'utilisation de cet outil.
Choisir le bon logiciel de signature électronique
Avant tout, la signature électronique est un type de signature sur un document électronique tel qu'un contrat, une lettre, une facture, etc. grâce à des systèmes de vérification et d'information comme la cryptologie. Ce dernier qui permet de certifier l'identité numérique de l'auteur, c'est-à-dire du signataire. Ceci dit, si vous souhaitez savoir comment signer électroniquement un document administratif, financier, etc. Dans un premier temps, il faudrait choisir un logiciel de signature électronique. Eh oui! Toutes les démarches sont effectuées à partir de ce support. Dans cette optique, pour préserver la valeur de la signature, ainsi que la confidentialité et la sécurité du document, le logiciel de signature en question doit être mis à jour périodiquement. En effet, aucune entreprise ou personne ne souhaite en aucune manière qu'un tiers accède à ses informations personnelles ou professionnelles. Le choix du logiciel revêt donc une grande importance aussi bien pour une personne physique que pour une personne morale.
Obtenir le certificat électronique d'une personne de confiance
Une fois le logiciel de signature électronique choisi, il est temps d'obtenir le certificat électronique. Ce dernier est généralement délivré par un tiers de confiance qui n'hésite pas à garantir à tout moment votre identité numérique. Veuillez noter que cette étape ne peut être effectuée qu'une seule fois. Par la suite, il est important que vous importiez le document à signer dans le logiciel. Veuillez également prendre le temps de le lire afin de vous assurer qu'il est exempt de défauts de forme ou de contenu. Par la suite, l'étape suivante consiste à valider l'authenticité du document en intégrant un code de sécurité dans le logiciel qui vous est envoyé par SMS depuis votre téléphone mobile.
Choisissez le type de signature et signez le document
Une fois votre document terminé, il ne vous reste plus qu'à choisir le type de signature avant de le signer et de l'envoyer. A titre indicatif, le type de signature correspond au lieu ou à l'état dans lequel vous vous trouvez sur le contrat, la facture, etc. En effet, vous ne signerez pas, par exemple, à la place du dirigeant de l'entreprise, tant que puisque vous êtes le nouvel employé couvert par le contrat. De plus, il est possible d'ajouter un autre bloc de signature dans lequel apparaîtra l'empreinte digitale du tiers de confiance appelé à signer. Une fois signé, vous devez confirmer votre acte et envoyer le document que vous venez de signer par voie électronique. A la fin, le logiciel enregistre automatiquement le document et le classe dans un coffre-fort électronique, afin que vous puissiez le récupérer si besoin. Bref, il est difficile au début de savoir comment signer électroniquement un document et se lancer. A vrai dire, la maîtrise de cet outil vient avec le temps et surtout avec la fréquence d'utilisation.